社内業務が自動組版システムでDX化？

経済産業省を中心に国が推進するDX（デジタルトランスフォーメーション）。聞いたことはあっても具体的に何をするのか分からない、自社に必要なの？と思われているかたも多いと思います。

ただし実際には、これまで利用してきたITシステムがレガシー化し、新しい時代に対応できなくなることや、そのシステムの利用を継続することで発生する多大な負担、日本企業のデジタル競争力の低下などの課題があるため、国は「DX推進ガイドライン」や「DX認定制度」など着々とDX化に向けた施策をしております。

ここでは、自動組版システムによるDX化について、名刺を例にご説明させていただきます。

「DX（デジタルトランスフォーメーション）」とは？

DXはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略称であり、もともとは2004年にスウェーデンの大学教授によって提唱された概念です。
デジタル技術を社会に浸透させて人々の生活をより良いものへと変革することを指しますが、現在使用れている意味合いとしては

2018年には日本企業を対象として経済産業省が再定義しています。同省は「DXレポート」「DX推進ガイドライン」を公表しており、その中でDXは次のように定義されました。

現在、企業の戦略やビジョンのなかに、デジタル技術をどう取り入れていくかが、DXのポイントになります。
労務管理・財務管理など、様々な業務をDX化するシステムが開発されていますが、まずは自動組版システムjを通して、どうDX化されるのかご説明をさせていただきます。

「自動組版システム」とは？ 

自動組版とは、手作業で文字や写真などを配置して印刷用データを作成していた作業を、機能やプログラムを使うことで人の手を介さずデータを自動で作成することをいいます。
オフィス向けサービスとしては、名刺・封筒・年賀状・宛名印刷等でのサービスがあります。
事前に決まったレイアウト・文字などの規格にもとづいて配置や出力する印刷物にむいています。

ではこの自動組版システムによりどう社内業務のDX化が進むのでしょうか。
名刺印刷を例に、「自動組版」を通じて効率化や業務改善の仕組みをご説明いたします。

システム上で全て完結。自動組版のしくみ【名刺印刷】

自動組版システムは、上記でお話ししたように
・レイアウト・文字などが定型化されているもの。
・入力されるデータが一定なもの。
の生成物に向いています。それはどうしてなのか。名刺を例に見てみましょう。

■ 名刺のレイアウト例

レイアウト例のように、名刺には「変更がない箇所」と「変更がある箇所」に分かれます。
「変更がない箇所」のデータをシステム上に登録しておき、「変更がある箇所」の文字の大きさやフォントの種類を登録しておくことで、エクセルで作成した一覧表を、CSVファイルに変換してアップロードするだけで簡単に短時間で差し替えることが可能になります。

※イメージ：赤い枠部分に、フォントの種類や文字の大きさをセッテイング

この一連の作業をWEB上で完結できることで、今まで行っていた煩雑な業務や時間を効率化することが可能になります。

業務効率化の具体例：どんなことが良くなるの？

では一体どういったところが効率化できるのでしょうか。
名刺発注の際に、社内・社外問わず次のような業務が発生していませんか？

上記以外にも、様々な煩雑な業務が発生していると思います。
これを名刺組版システムを利用する事で、

上記のようにシステムを利用する事で、煩雑な作業の軽減、時間短縮、抜けのリスク軽減、履歴が⼀⽬でわかるようになります。
組版システムを提供している会社様ごとにサービスの内容が異なりますが、⾃社にあったサービスを選んで利⽤することにより、効率よく作業を進めコア業務に専念する事が出来ます。
ただし、下記のようなデータには不向きです。

・レイアウト・文字などが定型化されていない。
・システムに登録されているフォント以外のものを使用していて変えられない。
・レイアウトの種類が多いと煩雑化してしまう。
・入れるデータが不定形なもの

となります。

まとめ

今までのやり方や、企業文化・風土を変えていくことは非常に困難ではありますが、近い将来までに企業が解決すべき課題と認識されています。
まずは小さなことから変えていき、2025年の崖を乗り越えるために早めにDXに取組んではいかがでしょうか。

MBEでは、DX化の一つである名刺組版システムのサービスもご提供しております。
名刺自動組版システムについてご興味のある方は、詳細をまとめた資料を是非ご覧ください。